La version 4.2.8 de WebAcappella Fusion apporte la gestion de stock automatique à votre boutique. Choisissez « Stock géré automatiquement » dans la fiche d'un produit, et votre boutique tient un vrai compte : chaque commande passée sur votre site retire les articles vendus, déclinaison par déclinaison, et le produit passe en rupture de stock quand tout est parti.
Si vous vendez des pièces uniques, une petite série ou des places (cours, atelier, stage, événement), c'est la nouveauté qui compte : un atelier de 10 places ne reçoit plus d'onzième inscription, et vous n'avez plus à surveiller vos commandes pour désactiver un produit à la main avant qu'il ne soit vendu deux fois.
La gestion de stock est disponible depuis la version 4.2.8, proposée automatiquement par l'éditeur ; redémarrez-le si la mise à jour n'apparaît pas. Elle demande un site en HTTPS et une publication de votre site avec cette version ou une plus récente.
« Stock limité » ne limitait pas le stock
Commençons par un aveu. La boutique proposait déjà un réglage « Stock limité », avec un nombre à saisir. Son nom promettait un stock ; il limitait seulement la quantité qu'un client peut commander en une fois. Le nombre ne diminuait jamais : avec « Stock limité : 10 », chaque client pouvait commander 10 exemplaires, le onzième client compris.
Ce réglage s'appelle désormais « Quantité maximale par commande », et la fiche produit de votre site affiche « Maximum 10 par commande » au lieu de « Stock limité : 10 ». Son fonctionnement ne change pas. Le réglage « État des stocks », dans l'onglet « Général » de la fiche produit, propose donc maintenant quatre choix :
| Réglage | Ce qui se passe sur votre site |
|---|---|
| « Pas de limite de stock » | Le produit se commande en toute quantité. Aucun compte n'est tenu. |
| « En rupture de stock » | Le produit reste visible, mais ne peut pas être ajouté au panier. |
| « Quantité maximale par commande » | Un plafond par panier, qui ne diminue jamais : chaque client peut commander ce maximum. |
| « Stock géré automatiquement » | Un vrai stock, tenu pour chaque déclinaison, qui diminue à chaque commande passée sur votre site. |
Vous utilisiez « Stock limité » pour ne pas vendre plus que ce que vous avez ? Ce réglage ne l'a jamais fait. Passez ces produits en « Stock géré automatiquement » et indiquez leur stock réel.
Un stock pour chaque déclinaison
Le stock est tenu pour chaque déclinaison du produit. Un T-shirt décliné en couleurs et en tailles a un stock par combinaison : le rouge en M épuisé n'empêche pas de vendre le bleu en M. Un produit sans déclinaison n'a qu'un seul stock. Et pour un cours proposé à plusieurs dates, faire de chaque date une déclinaison donne à chacune son propre nombre de places.
Mise en place
Le stock géré est enregistré sur votre serveur, et non dans votre projet. Deux conditions sont donc nécessaires avant de commencer :
- Votre site est en HTTPS, et son adresse est indiquée en https:// dans les réglages de publication. WebAcappella refuse de lire ou de modifier votre stock par une connexion non sécurisée. La plupart des hébergeurs proposent un certificat gratuit.
- Votre site a été publié au moins une fois avec WebAcappella Fusion 4.2.8 ou une version plus récente : c'est cette publication qui installe la gestion du stock sur votre serveur.
Ensuite, pour chaque produit vendu en quantité limitée :
- Ouvrez la fiche du produit, onglet « Général ».
- Dans la rubrique « État des stocks », choisissez « Stock géré automatiquement ».
- Cliquez sur « Gérer le stock en ligne... ». La fenêtre « Stock en ligne » affiche une ligne par déclinaison.
- Saisissez le stock de chaque déclinaison, puis cliquez sur OK.
- Validez la fiche produit avec OK, puis publiez votre site.
Sans réglage de votre part, chaque déclinaison part d'un stock de 100. Indiquez le vrai nombre avant d'ouvrir les ventes, surtout pour un nombre de places limité : 100 inscrits pour un atelier de 10, ça fait du monde à l'accueil.
Le produit, lui, n'a pas besoin d'être déjà en ligne : vous pouvez régler son stock avant sa première publication. Une déclinaison qui n'est pas encore sur votre site est marquée « Pas encore publiée », et le stock saisi pour elle s'applique dès la publication suivante.
Réapprovisionner sans republier
Pourquoi ranger le stock sur le serveur plutôt que dans le projet ? Imaginez l'inverse : vous corrigez une faute de frappe sur votre page d'accueil, vous publiez, et votre stock revient à la valeur saisie il y a trois semaines. Trois semaines de ventes oubliées. Avec le stock sur le serveur, republier ne le remet jamais à sa valeur de départ : il ne change que par les commandes et par vous.
La fenêtre « Stock en ligne » montre le stock de votre site publié, tel que vos clients le voient au moment où vous l'ouvrez. Modifiez une valeur puis cliquez sur OK : votre site est mis à jour immédiatement, sans republier. C'est ainsi que l'on ajoute des places, que l'on réapprovisionne un article ou que l'on corrige un compte. Le bouton « Actualiser » relit les valeurs du site.
La colonne « Paiement en ligne en cours » compte les articles réservés par des clients qui sont en train de payer par carte bancaire ou PayPal. Vous n'avez pas à les déduire vous-même : ils sont retirés du stock une fois le paiement confirmé, ou redeviennent disponibles au bout de 30 minutes si le paiement est abandonné.
Une commande arrive sur votre site pendant que vous corrigez le stock ? Rien n'est écrasé : la fenêtre relit les valeurs du site et vous demande de les vérifier avant de cliquer à nouveau sur OK. Votre correction ne peut pas effacer une vente.
Quand le stock baisse, quand il remonte
Le stock est réservé au moment où la commande est créée, c'est-à-dire quand le client arrive à l'étape du paiement. S'il ne suffit plus à cet instant, la commande n'est pas créée et le panier indique au client quel article ajuster. Ensuite, tout dépend du moyen de paiement et de ce que vous faites de la commande :
| Situation | Effet sur le stock |
|---|---|
| Commande réglée par virement, chèque, QR-facture suisse ou paiement à la livraison | Les articles sont retirés du stock dès la création de la commande. |
| Commande réglée par carte bancaire ou PayPal | Les articles sont réservés 30 minutes, puis retirés du stock quand le paiement est confirmé. Si le client abandonne, ils redeviennent disponibles. |
| Commande annulée dans la gestion des commandes, ou paiement passé en « Erreur de paiement » ou « Remboursé » | Les articles sont remis en stock. |
| Commande supprimée alors qu'elle n'est ni payée ni expédiée (doublon, commande de test, virement jamais reçu) | Les articles sont remis en stock. |
| Commande supprimée alors qu'elle est déjà payée, expédiée ou livrée | Le stock ne change pas : un article vendu ne revient pas en stock. |
| Commande annulée, puis rétablie | Les articles sont repris, même si le stock a été épuisé entre-temps. |
Les 30 minutes du paiement en ligne règlent un cas classique : deux clients veulent le dernier exemplaire. Le premier arrivé au paiement le réserve ; le second voit qu'il n'en reste plus, au lieu de payer un article déjà parti. Et si le premier abandonne sur la page de sa banque, l'article redevient disponible tout seul, sans intervention de votre part.
Rétablir une commande annulée dont les articles ont été revendus entre-temps reste possible : c'est vous qui décidez. Le stock passe alors sous zéro, et la gestion des commandes vous prévient qu'une place ou un article a déjà été vendu à quelqu'un d'autre. À vous de vérifier que vous pouvez honorer les deux commandes, ou d'ajuster le stock depuis WebAcappella. Enregistrer de nouveau une commande sans changer son statut, en revanche, ne décompte rien deux fois.
Ce que voient vos clients
- La fiche du produit affiche le stock disponible : « Stock disponible : 7 ». Les articles en cours de paiement en ligne par d'autres clients en sont déjà déduits.
- Quand le panier contient déjà tout le stock disponible, le bouton d'ajout au panier laisse place à « Quantité maximale atteinte ».
- Si le stock baisse pendant que le client remplit son panier, le panier le lui indique et bloque la commande jusqu'à ce qu'il ajuste la quantité.
- Quand tout est vendu, la fiche affiche « Rupture de stock » et le produit ne peut plus être ajouté au panier.
Et la sauvegarde ?
Le stock est enregistré sur votre serveur, dans le dossier /wa_shop_database/stock/, à côté des commandes. Comme elles, il ne fait pas partie de la sauvegarde de votre projet WebAcappella. La sauvegarde des commandes proposée par la gestion des commandes contient tout le dossier /wa_shop_database/, stock compris : pensez-y avant un changement d'hébergeur.
En résumé
- Le nouveau réglage « Stock géré automatiquement » tient un vrai stock, qui diminue à chaque commande passée sur votre site.
- Le stock est tenu déclinaison par déclinaison, et vaut 100 par défaut : réglez-le avant d'ouvrir les ventes.
- Le bouton « Gérer le stock en ligne... » affiche le stock réel de votre site et le modifie immédiatement, sans republier.
- Republier votre site ne remet jamais le stock à sa valeur de départ, et une correction de votre part ne peut pas effacer une vente.
- Annuler une commande remet ses articles en stock ; un paiement en ligne les réserve 30 minutes, le temps de payer.
- « Stock limité » s'appelle désormais « Quantité maximale par commande » : c'est un plafond par panier, pas un stock.
- Il faut un site en HTTPS et une publication avec la version 4.2.8 ou plus récente.
Votre boutique sait enfin compter. Prenez cinq minutes pour passer en stock géré les produits qui ne sont pas inépuisables, saisissez les vrais chiffres, et laissez-la tenir le registre à votre place.
Tous les détails, y compris les messages d'erreur de la fenêtre « Stock en ligne » et leur solution, sont dans la page « Gestion du stock » de la documentation.
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